Studi Kelayakan Bisnis "Aspek Organisasi Pada Perusahaan"

A.    Pengertian Organisasi

Istilah organisasi berasal dari kata organon/bahasa yunani. Yang berarti alat, tools. Organisasi didefinisikan oleh beberapa ahli sebagai berikut :

• Menurut Prof. Dr. Sondang Siagian, Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk suatu tujuan bersama dan terikat secara formal.
• Menurut Chester I. Barnard, Organisasi adalah suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.Menurut Stoner, Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia). Jadi, paling tidak definisi organisasi terdiri dari :

1. orang orang/sekumpulan orang

2. kerjasama

3. tujuan bersama

Aspek manajemen dan organisasi adalah aspek yang sangat vital dalam suatu usaha. Karena usaha yang akan atau sedang dirintis mungkin saja akan mengalami kegagalan jika manajemen dan organisasi tidak berjalan dengan baik. Proses manajemen sendiri juga terdapat kaidah-kaidah agar suatu usaha bisa berjalan lebih mudah. Dan kaidah-kaidah (aturan) itu sendiri bisa tergambar jelas melalui fungsi-fungsi manajemen berikut:

1.        Perencanaan (Planning)

Perencanaan dalah proses untuk menentukan kemana dan bagaimana suatu usaha akan dijalankan atau dimulai untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

2.        Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah proses untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam unit-unit tertentu agar jelas dan teratur sesuai dengan tanggung jawab dan wewenang si pemegang unit.

3.        Kepemimpinan (Leading), yaitu proses yang meliputi pemberian motivasi, pengaturan orang, pemilihan saluran komunikasi, dan  penyelesaian konflik.

4.        Pengawasan (Controlling)

Pengawasan adalah proses untuk mengukur, menilai dan mengevaluasi hasil pekerjaan agar tetap sesuai dengan rencana awal dan mengoreksi berbagai penyimpangan selama proses pelasanaan kerja.

B.     Efektivitas Organisasi

Kriteria efektifitas dapat dilihat dari berbagai segi, yaitu:

a.    Dari segi lingkup pengukurannya dikenal adanya efektifitas mikro dan makro.

v  Kriteria makro ialah pengukuran efektifitas dari sudut yang luas, contohnya keutungan organisasi atau pencapaian tujuan akhir organisasi.

v  Kriteria mikro ialah pengukuran efektifitas dengan menitikberatkan pada salah satu aspek yang sempit, contohnya penampilan anggota atau tingkat ketidak hadiran karyawan.

b.      Dari segi jumlah variable yang digunakan dalam pengukuran dikenal adanya efektifitas modal variable tunggal dan jamak.

c.    Dari segi waktu pengukurannya dikenal adanya efektifitas statis dan dinamis

d.   Dari segi tingkat generalisasinya dikenal adanya efektifitas terbatas dan umum.

Gibson dan kawan-kawan mengemukakan 5 aspek yang dapat digunakan sebagai kritera, yaitu:

1). Produksi

            Produksi ialah kemampuan organisasi menghasilkan produk (output) yang dibutuhkan oleh lingkungan. Dalam hal ini mencakup jumlah(kuantitas) dan mutu (kualitas)

2). Efisiensi

            Efisiensi menunjuk pada pengukuran yang berkenaan dengan penggunaan sumber yang langka oleh organisasi. Efisiensi merupakan perbandingan anatara output dan input. Efisiensi dapat dilihat dari besarnya biaya dan waktu yang diperlukan untuk proses produksi per unit produk, besarnya biaya dan waktu yang diperlukan seiap siswa sampai dengan lulus, dsb.

3). Kepuasan

            Kepuasan menunjuk pada keberhasilan organisasi memenuhi kebutuhan yang dirasakan oleh para anggota dan juga kepuasan bagi para pemakai barang dan jasa yang dihasilkan.Kepuasan dapat diukur dari besar kecilnya tingkat kemangkiran, tingkat ketidakhadiran, tingkat keluar masuk organisasi, dan semangat kerja yang ditunjukkan anggota.

4). Kemampuan adaptasi.

            Kemampuan adaptasi adalah kesanggupan organisasi melakukan perubahan sesuai dengan tuntutan keadaan.Semakin tinggi frekuensi tingkat ketidakpastian situasi yang menuntut tindakan penyesuaian, semakin mudah melihat kemampuan organisasi dalam melakukan adaptasi.

5). Pengembangan organisasi.

            Pengembangan organisasi adalah criteria efektifitas yang menunjuk kepada kemampuan organisasi untuk memandang jauh kedepan dan melakuakan investasi dalam rangka mempertahankan hidup dan mengembangkan usaha organisasi.Criteria pengembangan lebih menekankan pada upaya organisasi dalam jangka panjang.

Cara menentukan efektifitas organisasi dapat ditentukan melalui empat kriteria, yaitu pencapaian tujuan, akuisisi sumber daya, Proses internal, dan kepuasan konstituensi (Kreitner dan Knicki : 2005)

C.    Pengaruh Teknologi terhadap Komunikasi

Komunikasi di dalam organisasi dewasa ini didukung  dan diperkuat dengan berbagai teknologi berbantuan computer. Teknologi tersebut antara lain internet, intranet, ekstranet, konferensi video, e – mail, pesan instan (Kreitner dan Kinicki, 2005; Robbins dan Judge, 2007).

-          Internet

Internet yang berasal dari kata Interconnection Networking yang mempunyai arti hubungan komputer dengan berbagai tipe yang membentuk sistem jaringan yang mencakup seluruh dunia (jaringan komputer global) dengan melalui jalur telekomunikasi seperti telepon, radio link, satelit dan lainnya.

Dengan memanfaatkan internet, pemakaian komputer di seluruh dunia dimungkinkan untuk saling berkomunikasi dan pemakaian bersama informasi dengan cara saling kirim e-mail, menghubungkan ke komputer lain, mengirim dan menerima file, membahas topik tertentu pada newsgroup dan lain-lain.

-          Intranet

Intranet adalah sebuah jaringan komputer berbasis protokol TCP/IP seperti internet hanya saja digunakan dalam internal perusahaan, kantor, bahkan warung internet (WARNET) pun dapat di kategorikan Intranet. Antar Intranet dapat saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya melalui sambungan Internet yang memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh. umumnya merupakan komponen protokol yang sering digunakan. sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah “versi pribadi dari jaringan Internet”, atau sebagai sebuah versi dari Internet yang dimiliki oleh sebuah organisasi.

-          Ekstranet

Extranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain.

-          Konferensi Video

Merupakan kelanjutan dari intranet atau ekstranet. System ini memungkinkan para karyawan di suatu organisasi untuk mengadakan pertemuan dengan orang yang berada di lokasi yang berbeda.

-          E – mail

Adalah salah satu bentuk pengiriman surat, informasi atau pesan yang dilakukan secara elektronik.

-          Pesan Instan (IM)

Adalah E – mail real time, karyawan membuat daftar yang berisi nama – nama rekan kerja mereka dan tinggal mengklik nama tersebut lalu mulai mengirim suatu pesan.

D.    Meningkatkan Komunikasi dalam Organisasi

Cara – cara umum yang dipakai oleh manajer untuk memperbaiki komunikasi antara lain dengan melakukan tindak lanjut, mengatur alur informasi, memanfaatkan umpan balik, empati, repetisi, mendorong rasa saling percaya, dan pengaturan waktu yang efektif (Ivancevich, et. Al., 2007).

-          Melakukan tindak lanjut, untuk memastikan apakah makna yang ingin disampaikan pengirim atau komunikator benar-benar sudah diterima oleh penerima pesan

-          Mengatur alur informasi, dimana dapat dilakukan dengan cara hanya menyampaikan informasi yang penting-penting saja kepada penerima, agar penerima tidak kelebihan informasi. Komunikasi dapat diatur baik secara kualitas maupun kuantitas

-          Memanfaatkan umpan balik, dimana dengan memberikan kesempatan kepada penerima untuk memberikan tanggapan terhadap pesan, sehingga pengirim dapat melihat apakah pesan sudah diterima dan mendapat respons yang diharapkan

-          Empati, adalah kemampuan menempatkan diri sendiri dalam peran orang lain dan mengasumsikan sudut pandang serta emosi yang bersangkutan. Empati dilakukan dengan cara pengirim  menempatkan dirinya ke posisi penerima, untuk memperkirakan bagaimana penerima akan memaknai dan menterjemahkan pesan

-          Repetisi/pengulangan, dimana pengirim dapat menyampaikan pesan atau informasi yang sama secara berulang-ulang kepada penerima

-          Mendorong rasa saling percaya. Komunikasi akan efektif jika pengirim memiliki kredibiltas yang tinggi. Oleh sebab itu pengirim dapat menciptakan iklim saling percaya agar komunikasi dapat berjalan secara efektif

-          Pengaturan waktu yang efektif. Setiap hari orang diserbu dengan berbagai informasi. Pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim akan lebih mudah dipahami oleh penerima jika tidak bersaing dengan pesan-pesan yang lain. Oleh sebab itu pesan-pesan tersebut sebaiknya disampaikan pada waktu yang tepat kepada penerima.

Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan orang-orang tentang penugasan kerja mereka. Pemimpin mengharuskan manajer berkomunikasi dengan bawahan sehingga tujuan kelompok dapat dicapai. Komunikasi dapat berupa komunikasi tertulis maupun lisan. Sebagian besar waktu manajerial dicurahkan untuk kegiatan komunikasi misalnya melakukan tatap muka atau telpon dengan bawahan, rekan, atasan, pembekal atau pelanggan atau komunikasi secara tulisan dengan mendiktekan memo, surat atau laporan atau membaca memo, surat atau laporan yang dikirimkan kepadanya.

Faktor-faktor yang menghambat terjadinya komunikasi dalam organisasi meliputi penyaringan, persepsi selektif, kelebihan informasi, emosi, bahasa, dan kesulitan komunikasi. Berikut penjelasannya:

ü  Penyaringan/filtering

ü  Persepsi selektif

ü  Kelebihan informasi/information overload

ü  Emosi

ü  Bahasa

ü  Kesulitan komunikasi/communication apprehension

E.     Kepemimpinan

1.      Pengertian Kepemimpinan

Kepemimpinan dapat di definisikan berdasarkan ciri – ciri, perilaku, pengaruh, pola interaksi, hubungan peran, dan posisi jabatan administratif. Sebagian besar definisi mencerminkan asumsi bahwa kepemimpinan berkaitan dengan proses yang dilakukan oleh seorang untuk memengaruhi orang lain, membimbing, membuat struktur, memfasilitasi aktivitas, dan hubungan di dalam suatu kelompok maupun organisasi (Yukl, 2007)

Menurut Robbins, kepemimpinan adalah kemampuan untuk mempengaruhi sekelompok anggota agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Sumber dari pengaruh dapat diperoleh secara formal, yaitu dengan menduduki suatu jabatan manajerial yang didudukinya dalam suatu organisasi.

Fiedler berpendapat, “leader as the individual in the group given the task of directing and coordinating task relevant group activities.” Dari pengertian tersebut menunjukkan bahwa seseorang pemimpin adalah anggota kelompok yang memiliki kemampuan untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan kinerja dalam rangka mencapai tujuan. Fiedler dalam hal ini lebih menekankan pada “directing and coordinating”.

            Beberapa karakteristik proses kepemimpinan antara lain:

§  Kepemimpinan memengaruhi tanpa paksaan

§  Kepemimpinan melibatkan penggunaan pengaruh untuk mencapai tujuan

§  Kepemimpinan mensyaratkan adanya pengikut

2.      Kepemimpinan Karismatik

Kepemimpinan kharismatik (charismatic leadership): Kharisma diartikan “keadaan atau bakat yang dihubungkan dengan kemampuan yang luar biasa dalam hal kepemimpinan seseorang untuk membangkitkan pemujaan dan rasa kagum dari masyarakat terhadap dirinya” atau atribut kepemimpinan yang didasarkan atas kualitas kepribadian individu.

3.      Kepemimpinan Transformasional

            Model kepemimpinan transformasional adalah model yang komprehensif yang menggunakan pendekatan normatif (Usman, 2009). Model ini lebih sentralistik, lebih mengarahkan, lebih mengontrol sistem. Model ini cenderung berbuat sewenang-wenang karena kepemimpinan yang kuat, berani berkorban sebagai pahlawan, karismatik, dan konsisten dengan teman sejawat dalam berbagai nilai-nilai dan kepentingan-kepentingan umum. Jika model ini berjalan optimal, maka model ini melibatkan stakeholders dalam mencapai tujuan.

Beberapa teori tentang kepemimpinan transformasional atau inspirasional didasarkan pada ide dari Burns (1978), tetapi telah ada lebih banyak penelitian empiris mengenai versi dari teori yang diformulasikan oleh Bass (1985,1996) dari pada versi lainnya. Inti dari teori itu adalah perbedaan antara kepemimpinan transformasional dan kepemimpinan transaksional. Kedua jenis kepemimpinan itu didefinisikan dalam hal perilaku komponen yang digunakan untuk mempengaruhi para pengikut dan pengaruh dari pemimpin dari para pengikut.

F.     Hubungan Konflik dan Kinerja Organisasi

1.      Pengertian Konflik.

Konflik dapat diartikan sebagai ketidak setujuan antara dua atau lebih anggota organisasi atau kelompok-kelompok dalam organisasi yang timbul karena mereka harus menggunakan sumber daya yang langka secara bersama-sama atau menjalankan kegiatan bersama-sama dan atau karena mereka mempunyai status, tujuan, nilai-nilai dan persepsi yang berbeda. Anggota-anggota organisasi yang mengalami ketidaksepakatan tersebut biasanya mencoba menjelaskan duduk persoalannya dari pandangan mereka.

Hubungan Konflik dengan Kinerja Organisasi

2.      Jenis jenis konflik Organisasi

Konflik yang terjadi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu :

1. Dari segi pihak yang terlibat dalam konflik

Dari segi ini konflik dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :

a. Konflik individu dengan individu.

b. Konflik individu dengan kelompok.

c. Konflik kelompok dengan kelompok..

2. Dari segi dampak yang timbul

Dari segi dampak yang timbul, konflik dapat dibedakan menjadi dua, yaitu konflik fungsional dan konflik infungsional. Konflik dikatakan fungsional apabila dampaknya dapat memberi manfaat atau keuntungan bagi organisasi, sebaliknya disebut infungsional apabila dampaknya justru merugikan organisasi.

Menurut Heidjrachman dari berbagai penelitian dan percobaan ternyata ditemukan hasil-hasil yang mirip antara yang satu dengan yang lain situasi, yang timbul akibat adanya konflik, baik konflik yang fungsional maupun konflik yang infungsional. Di antaranya yang penting adalah :

• Timbulnya kekompakan di antara anggota-anggota kelompok yang mempunyai konflik dengan kelompok yang lain.
• Munculnya para pimpinan dari kelompok yang mengalami konflik.
• Ada gangguan terhadap persepsi para anggota atau kelompok yang mengalami konflik.
• Perbedaan antara kelompok yang mengalami konflik nampak lebih besar dari pada yang sebenarnya, sedangkan perbedaan pendapat antar individu dalam masing-masing kelompok tampak lebih kecil dari pada yang sebenanya.
• Terpilihnya “wakil-wakil” yang kuat dari pihak-pihak yang mengalami konflik
• Timbulnya ketidakmampuan untuk berfikir dan menganalisa permasalahan secara jernih.

G.    Menanamkan Budaya Organisasi Melalui Sosialisasi

 Salah satu tujuan sosialisasi adalah memperkenalkan nilai-nilai budaya organisasi secara total sehingga diharapkan karyawan akan berperilaku sesuai dengan budaya organisasi. Proses sosialisasi budaya membutuhkan waktu lama di samping juga memerlukan perhatian serius. Program sosialisasi pada akhirnya diharapkan mampu memberikan gambaran yang tepat kepada karyawan tentang lingkungan pekerjaan dan budaya organisasi tempatnya bekerja.

Untuk menciptakan proses sosialisasi yang benar, diperlukan keterlibatan karyawan, organisasi itu sendiri, dan pemimpin yang dapat memberikan dukungan serta melakukan koordinasi yang tepat selama proses sosialisasi

Secara fakta proses sosialisasi terhadap budaya organisasi ini bukan proses yang tidak begitu mudah dilakukan, begitu banyak anggota baru memiliki kesulitan dan bersosialisasi dengan budaya organisasi. Feldman sebagaimana dikutip oleh Kreitner & Kinicki (2003, 97-100) menjelaskan terdapat tiga tahapan dalam proses sosialisasi yang meliputi:

1. Sosialisasi antisipasi (Anticipatory Socialization) yaitu suatu tahapan yang dimulai dengan seorang individu bergabung dengan organisasi. Proses ini disebut juga proses pembelajaran yang dilakukan sebelum bergabung dengan organisasi. Dalam tahapan ini ini seorang pegawai baru berusaha mencari informasi tentang seluk beluk organisasi yang akan dimasuki dan berandai-andai dengan lingkungan barunya.

2. Tahapan kedua dari proses sosialisasi  adalah tahapan pertemuan (encounter), merupakan tahapan yang dimulai saat kontrak pekerjaan ditandatangani. Tahapan ini dinamakan tahap pertemuan karena individu mulai bertemu dengan nilai-nilai, keterampilan dan tingkah laku baru yang harus disesuikan dengan perilaku organisasi. Miller  (2003, 141) mengutarakan sebagai counter experience as one of change, contrast dan surprise and argues that the new comer must work to make sense of the new organizational culture. Tahapan yang kedua ini menimbulkan situasi yang sulit bagi pegawai baru yang cukup meresahkan karena pegawai baru harus beradaptasi dengan lingkungan organisasi, pekerjaan, pegawai senior maupun pihak manajemen. Miller (2003,141) mengutarakan the new comer relies on predispotitions, past experience and the interpretations of other.

3.  Tahapan yang terakhir adalah tahapan perubahan dan pemahaman bertambah. (Acquisition). Dalam tahapan ini individu mulai menguasai ketrampilan, peran dan menyesuaikan diri dengan nilai dan norma kelompok. Dengan bahasa yang berbeda Jablin dalam Miller (2003, 142) menggunakan istilah metamorphosis yang mana tahapan ini membawa pegawai baru dapat diterima oleh karyawan senior sebagai bagian dari organisasi. Pegawai baru mulai dapat bekerja secara maksimal dan tingkat stress mulai menurun bila dibandingkan dengan tahapan encounter. Seorang pegawai baru bertindak sebagai anggota organisasi dan posisinya sudah mulai diperhitungkan oleh pegawai yang lebih senior.

H.    Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi/ Organization Development (OD) adalah sekumpulan intervensi perubahan terencana yang dikembangkan berdasarkan nilai-nilai humanistis-demokratis, dengan tujuan meningkatkan efektivitas organisasi dan kesejahteraan karyawan. Nilai-nilai yang mendasari pengembangan organisasi  adalah:

a.       Penghormatan terhadap manusia. Manusia seharusnya diperlakukan sesuai dengan martabat dan penghormatan, karena sebagai makhluk yang sadar, bertanggung jawab, dan memiliki kepedulian.

b.      Kepercayaan dan dukungan. Organisasi yang sehat dan efektif ditandai dengan adanya kepercayaan, kebenaran, keterbukaan dan suasana yang mendukung

c.       Penyeimbang kekuasaan. Organisasi yang efektif tidak akan memberikan tekanan yang terlalu besar pada wewenang dan kendali yang bersifat hierarkis.

d.      Konfrontasi. Organisasi yang efektif tidak menyembunyikan  masalah, tetapi dikonfrontasi secara terbuka

e.       Partisipasi. Para anggota organisasi terkena dampak perubahan, dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan perubahan tersebut, agar mereka semakin komitmen untuk menerapkan berbagai keputusan.

Pengertian lain dari OD berurusan dengan membantu para manajer untuk merencanakan perubahan dalam mengatur dan mengelola karyawan yang akan mengembangkan komitmen, koordinasi, dan kompetensi yang diperlukan. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan efektivitas dan kesejahteraan anggota-anggota organisasi melalui intervensi yang direncanakan dalam proses tenaga kerja, struktur dan sistem organisasi, menggunakan pengetahuan dari ilmu perilaku serta metode intervensinya. Secara singkat OD adalah sekelompok teknik atau intervensi yang digunakan untuk menerapkan perubahan dalam organisasi.

OD memungkinkan organisasi untuk meningkatkan efektivitas dan kemampuan beradaptasi dengan kondisi serta tuntutan lingkungan yang selalu berubah. OD dapat dikatakan sebagai instrumen ilmiah untuk mewujudkan perubahan dalam organisasi. OD merupakan pendekatan yang terprogram dan sistematik dalam mewujudkan perubahan dalam organisasi. sasaran utama OD adalah:

-          Peningkatan efektivitas organisasi sebagai suatu sistem terbuka

-          Mengembangkan potensi para anggota organisasi menjadi kemampuan operasional yang nyata.

-          Intervensi dilakukan melalui kerjasama antara pihak manajemen dengan para anggota organisasi, untuk menemukan cara-cara terbaik dalam mencapai tujuan individu dan tujuan organisasi secara keseluruhan

DAFTAR PUSTAKA

http://fisipunc.blogspot.co.id/2013/03/manajer-dan-komunikasi.html

https://mufidmuarib17.wordpress.com/2012/05/16/pengertian-kepemimpinan-karismatik/

http://fadillaweka.blogspot.co.id/2013/01/kepemimpinan-transformasional-dan.html

https://zaenuri04.wordpress.com/2013/01/06/konflik-dalam-organisasi/

http://agustocom.blogspot.co.id/2012/03/sosialisasi-budaya-organisasi.html

http://ugrizky.blogspot.co.id/2013/05/perubahan-dan-pengembangan-organisasi.html