A.
Pengertian
Organisasi
Istilah organisasi berasal dari kata organon/bahasa yunani.
Yang berarti alat, tools. Organisasi didefinisikan oleh beberapa ahli sebagai
berikut :
- Menurut Prof. Dr. Sondang Siagian, Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk suatu tujuan bersama dan terikat secara formal.
- Menurut Chester I. Barnard, Organisasi adalah suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.Menurut Stoner, Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai
bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S.
Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia). Jadi, paling tidak definisi
organisasi terdiri dari :
1. orang orang/sekumpulan orang
2. kerjasama
3. tujuan bersama
Aspek manajemen dan organisasi
adalah aspek yang sangat vital dalam suatu usaha. Karena usaha yang akan atau
sedang dirintis mungkin saja akan mengalami kegagalan jika manajemen dan
organisasi tidak berjalan dengan baik. Proses manajemen sendiri juga terdapat
kaidah-kaidah agar suatu usaha bisa berjalan lebih mudah. Dan kaidah-kaidah
(aturan) itu sendiri bisa tergambar jelas melalui fungsi-fungsi manajemen
berikut:
1.
Perencanaan (Planning)
Perencanaan dalah proses untuk menentukan kemana dan
bagaimana suatu usaha akan dijalankan atau dimulai untuk mencapai suatu tujuan
yang telah ditetapkan.
2.
Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian adalah proses untuk mengelompokkan
kegiatan-kegiatan dalam unit-unit tertentu agar jelas dan teratur sesuai dengan
tanggung jawab dan wewenang si pemegang unit.
3.
Kepemimpinan (Leading), yaitu proses yang meliputi pemberian motivasi,
pengaturan orang, pemilihan saluran komunikasi, dan penyelesaian konflik.
4.
Pengawasan (Controlling)
Pengawasan adalah proses untuk mengukur, menilai dan
mengevaluasi hasil pekerjaan agar tetap sesuai dengan rencana awal dan
mengoreksi berbagai penyimpangan selama proses pelasanaan kerja.
B. Efektivitas Organisasi
Kriteria efektifitas dapat dilihat
dari berbagai segi, yaitu:
a. Dari segi lingkup pengukurannya dikenal adanya efektifitas
mikro dan makro.
v Kriteria
makro ialah pengukuran efektifitas dari sudut yang luas, contohnya keutungan
organisasi atau pencapaian tujuan akhir organisasi.
v Kriteria
mikro ialah pengukuran efektifitas dengan menitikberatkan pada salah satu aspek
yang sempit, contohnya penampilan anggota atau tingkat ketidak hadiran
karyawan.
b. Dari segi jumlah variable yang
digunakan dalam pengukuran dikenal adanya efektifitas modal variable tunggal
dan jamak.
c. Dari segi waktu pengukurannya dikenal adanya efektifitas
statis dan dinamis
d. Dari segi tingkat generalisasinya dikenal adanya efektifitas
terbatas dan umum.
Gibson dan kawan-kawan mengemukakan
5 aspek yang dapat digunakan sebagai kritera, yaitu:
1). Produksi
Produksi ialah kemampuan organisasi menghasilkan produk (output) yang
dibutuhkan oleh lingkungan. Dalam hal ini mencakup jumlah(kuantitas) dan mutu
(kualitas)
2). Efisiensi
Efisiensi menunjuk pada pengukuran yang berkenaan dengan penggunaan sumber yang
langka oleh organisasi. Efisiensi merupakan perbandingan anatara output dan
input. Efisiensi dapat dilihat dari besarnya biaya dan waktu yang diperlukan
untuk proses produksi per unit produk, besarnya biaya dan waktu yang diperlukan
seiap siswa sampai dengan lulus, dsb.
3). Kepuasan
Kepuasan menunjuk pada keberhasilan organisasi memenuhi kebutuhan yang
dirasakan oleh para anggota dan juga kepuasan bagi para pemakai barang dan jasa
yang dihasilkan.Kepuasan dapat diukur dari besar kecilnya tingkat kemangkiran,
tingkat ketidakhadiran, tingkat keluar masuk organisasi, dan semangat kerja
yang ditunjukkan anggota.
4). Kemampuan adaptasi.
Kemampuan adaptasi adalah kesanggupan organisasi melakukan perubahan sesuai
dengan tuntutan keadaan.Semakin tinggi frekuensi tingkat ketidakpastian situasi
yang menuntut tindakan penyesuaian, semakin mudah melihat kemampuan organisasi
dalam melakukan adaptasi.
5). Pengembangan organisasi.
Pengembangan organisasi adalah criteria efektifitas yang menunjuk kepada
kemampuan organisasi untuk memandang jauh kedepan dan melakuakan investasi
dalam rangka mempertahankan hidup dan mengembangkan usaha organisasi.Criteria
pengembangan lebih menekankan pada upaya organisasi dalam jangka panjang.
Cara menentukan efektifitas organisasi dapat
ditentukan melalui empat kriteria, yaitu pencapaian tujuan, akuisisi sumber
daya, Proses internal, dan kepuasan konstituensi (Kreitner dan Knicki : 2005)
C. Pengaruh Teknologi terhadap
Komunikasi
Komunikasi
di dalam organisasi dewasa ini didukung
dan diperkuat dengan berbagai teknologi berbantuan computer. Teknologi
tersebut antara lain internet, intranet, ekstranet, konferensi video, e – mail,
pesan instan (Kreitner dan Kinicki, 2005; Robbins dan Judge, 2007).
-
Internet
Internet yang berasal dari kata
Interconnection Networking yang mempunyai arti hubungan komputer dengan
berbagai tipe yang membentuk sistem jaringan yang mencakup seluruh dunia
(jaringan komputer global) dengan melalui jalur telekomunikasi seperti telepon,
radio link, satelit dan lainnya.
Dengan memanfaatkan internet,
pemakaian komputer di seluruh dunia dimungkinkan untuk saling berkomunikasi dan
pemakaian bersama informasi dengan cara saling kirim e-mail, menghubungkan ke
komputer lain, mengirim dan menerima file, membahas topik tertentu pada
newsgroup dan lain-lain.
-
Intranet
Intranet adalah sebuah jaringan
komputer berbasis protokol TCP/IP seperti internet hanya saja digunakan dalam
internal perusahaan, kantor, bahkan warung internet (WARNET) pun dapat di
kategorikan Intranet. Antar Intranet dapat saling berkomunikasi satu dengan
yang lainnya melalui sambungan Internet yang memberikan tulang punggung
komunikasi jarak jauh. umumnya merupakan komponen protokol yang sering
digunakan. sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah “versi pribadi dari
jaringan Internet”, atau sebagai sebuah versi dari Internet yang dimiliki oleh
sebuah organisasi.
-
Ekstranet
Extranet
adalah jaringan pribadi yang menggunakan protokol internet dan sistem
telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis atau operasi
secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner),
pelanggan dan lain-lain.
-
Konferensi
Video
Merupakan kelanjutan dari intranet
atau ekstranet. System ini memungkinkan para karyawan di suatu organisasi untuk
mengadakan pertemuan dengan orang yang berada di lokasi yang berbeda.
-
E
– mail
Adalah salah satu bentuk pengiriman
surat, informasi atau pesan yang dilakukan secara elektronik.
-
Pesan
Instan (IM)
Adalah E – mail real time, karyawan membuat daftar yang berisi nama – nama rekan
kerja mereka dan tinggal mengklik nama tersebut lalu mulai mengirim suatu
pesan.
D. Meningkatkan
Komunikasi dalam Organisasi
Cara – cara umum yang dipakai oleh manajer untuk memperbaiki
komunikasi antara lain dengan melakukan tindak lanjut, mengatur alur informasi,
memanfaatkan umpan balik, empati, repetisi, mendorong rasa saling percaya, dan
pengaturan waktu yang efektif (Ivancevich, et. Al., 2007).
-
Melakukan tindak lanjut, untuk memastikan apakah makna yang
ingin disampaikan pengirim atau komunikator benar-benar sudah diterima oleh
penerima pesan
-
Mengatur alur informasi, dimana dapat dilakukan dengan cara
hanya menyampaikan informasi yang penting-penting saja kepada penerima, agar
penerima tidak kelebihan informasi. Komunikasi dapat diatur baik secara
kualitas maupun kuantitas
-
Memanfaatkan umpan balik, dimana dengan memberikan
kesempatan kepada penerima untuk memberikan tanggapan terhadap pesan, sehingga
pengirim dapat melihat apakah pesan sudah diterima dan mendapat respons yang
diharapkan
-
Empati, adalah kemampuan menempatkan diri sendiri dalam
peran orang lain dan mengasumsikan sudut pandang serta emosi yang bersangkutan.
Empati dilakukan dengan cara pengirim
menempatkan dirinya ke posisi penerima, untuk memperkirakan bagaimana
penerima akan memaknai dan menterjemahkan pesan
-
Repetisi/pengulangan, dimana pengirim dapat menyampaikan
pesan atau informasi yang sama secara berulang-ulang kepada penerima
-
Mendorong rasa saling percaya. Komunikasi akan efektif jika
pengirim memiliki kredibiltas yang tinggi. Oleh sebab itu pengirim dapat
menciptakan iklim saling percaya agar komunikasi dapat berjalan secara efektif
-
Pengaturan waktu yang efektif. Setiap hari orang diserbu
dengan berbagai informasi. Pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim
akan lebih mudah dipahami oleh penerima jika tidak bersaing dengan pesan-pesan
yang lain. Oleh sebab itu pesan-pesan tersebut sebaiknya disampaikan pada waktu
yang tepat kepada penerima.
Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan orang-orang
tentang penugasan kerja mereka. Pemimpin mengharuskan manajer berkomunikasi
dengan bawahan sehingga tujuan kelompok dapat dicapai. Komunikasi dapat berupa
komunikasi tertulis maupun lisan. Sebagian besar waktu manajerial dicurahkan
untuk kegiatan komunikasi misalnya melakukan tatap muka atau telpon dengan
bawahan, rekan, atasan, pembekal atau pelanggan atau komunikasi secara tulisan
dengan mendiktekan memo, surat atau laporan atau membaca memo, surat atau
laporan yang dikirimkan kepadanya.
Faktor-faktor
yang menghambat terjadinya komunikasi dalam organisasi meliputi penyaringan,
persepsi selektif, kelebihan informasi, emosi, bahasa, dan kesulitan
komunikasi. Berikut penjelasannya:
ü Penyaringan/filtering
ü Persepsi
selektif
ü Kelebihan
informasi/information overload
ü Emosi
ü Bahasa
ü Kesulitan
komunikasi/communication apprehension
E. Kepemimpinan
1.
Pengertian Kepemimpinan
Kepemimpinan dapat di definisikan
berdasarkan ciri – ciri, perilaku, pengaruh, pola interaksi, hubungan peran,
dan posisi jabatan administratif. Sebagian besar definisi mencerminkan asumsi
bahwa kepemimpinan berkaitan dengan proses yang dilakukan oleh seorang untuk
memengaruhi orang lain, membimbing, membuat struktur, memfasilitasi aktivitas,
dan hubungan di dalam suatu kelompok maupun organisasi (Yukl, 2007)
Menurut Robbins, kepemimpinan adalah kemampuan untuk mempengaruhi
sekelompok anggota agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Sumber dari
pengaruh dapat diperoleh secara formal, yaitu dengan menduduki suatu jabatan
manajerial yang didudukinya dalam suatu organisasi.
Fiedler
berpendapat, “leader as the individual in the group given the task of directing
and coordinating task relevant group activities.” Dari pengertian tersebut
menunjukkan bahwa seseorang pemimpin adalah anggota kelompok yang memiliki
kemampuan untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan kinerja dalam rangka mencapai
tujuan. Fiedler dalam hal ini lebih menekankan pada “directing and
coordinating”.
Beberapa
karakteristik proses kepemimpinan antara lain:
§ Kepemimpinan memengaruhi tanpa
paksaan
§ Kepemimpinan melibatkan penggunaan
pengaruh untuk mencapai tujuan
§ Kepemimpinan mensyaratkan adanya
pengikut
2. Kepemimpinan Karismatik
Kepemimpinan kharismatik (charismatic leadership): Kharisma
diartikan “keadaan atau bakat yang dihubungkan dengan kemampuan yang luar biasa
dalam hal kepemimpinan seseorang untuk membangkitkan pemujaan dan rasa kagum
dari masyarakat terhadap dirinya” atau atribut kepemimpinan yang didasarkan
atas kualitas kepribadian individu.
3. Kepemimpinan Transformasional
Model kepemimpinan transformasional adalah model yang komprehensif yang
menggunakan pendekatan normatif (Usman, 2009). Model ini lebih sentralistik,
lebih mengarahkan, lebih mengontrol sistem. Model ini cenderung berbuat
sewenang-wenang karena kepemimpinan yang kuat, berani berkorban sebagai
pahlawan, karismatik, dan konsisten dengan teman sejawat dalam berbagai
nilai-nilai dan kepentingan-kepentingan umum. Jika model ini berjalan optimal,
maka model ini melibatkan stakeholders dalam mencapai tujuan.
Beberapa
teori tentang kepemimpinan transformasional atau inspirasional didasarkan pada
ide dari Burns (1978), tetapi telah ada lebih banyak penelitian empiris
mengenai versi dari teori yang diformulasikan oleh Bass (1985,1996) dari pada
versi lainnya. Inti dari teori itu adalah perbedaan antara kepemimpinan
transformasional dan kepemimpinan transaksional. Kedua jenis kepemimpinan itu
didefinisikan dalam hal perilaku komponen yang digunakan untuk mempengaruhi
para pengikut dan pengaruh dari pemimpin dari para pengikut.
F. Hubungan
Konflik dan Kinerja Organisasi
1. Pengertian Konflik.
Konflik dapat diartikan sebagai ketidak setujuan antara dua
atau lebih anggota organisasi atau kelompok-kelompok dalam organisasi yang
timbul karena mereka harus menggunakan sumber daya yang langka secara
bersama-sama atau menjalankan kegiatan bersama-sama dan atau karena mereka
mempunyai status, tujuan, nilai-nilai dan persepsi yang berbeda.
Anggota-anggota organisasi yang mengalami ketidaksepakatan tersebut biasanya
mencoba menjelaskan duduk persoalannya dari pandangan mereka.
Hubungan Konflik dengan Kinerja Organisasi
2.
Jenis jenis konflik Organisasi
Konflik yang terjadi dalam suatu
organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu :
1. Dari segi pihak yang terlibat
dalam konflik
Dari segi ini konflik dapat
dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :
a. Konflik individu dengan individu.
b. Konflik individu dengan kelompok.
c. Konflik kelompok dengan
kelompok..
2.
Dari segi dampak yang timbul
Dari segi dampak yang timbul, konflik dapat dibedakan
menjadi dua, yaitu konflik fungsional dan konflik infungsional. Konflik
dikatakan fungsional apabila dampaknya dapat memberi manfaat atau keuntungan
bagi organisasi, sebaliknya disebut infungsional apabila dampaknya justru
merugikan organisasi.
Menurut Heidjrachman dari berbagai penelitian dan percobaan
ternyata ditemukan hasil-hasil yang mirip antara yang satu dengan yang lain
situasi, yang timbul akibat adanya konflik, baik konflik yang fungsional maupun
konflik yang infungsional. Di antaranya yang penting adalah :
- Timbulnya kekompakan di antara anggota-anggota kelompok yang mempunyai konflik dengan kelompok yang lain.
- Munculnya para pimpinan dari kelompok yang mengalami konflik.
- Ada gangguan terhadap persepsi para anggota atau kelompok yang mengalami konflik.
- Perbedaan antara kelompok yang mengalami konflik nampak lebih besar dari pada yang sebenarnya, sedangkan perbedaan pendapat antar individu dalam masing-masing kelompok tampak lebih kecil dari pada yang sebenanya.
- Terpilihnya “wakil-wakil” yang kuat dari pihak-pihak yang mengalami konflik
- Timbulnya ketidakmampuan untuk berfikir dan menganalisa permasalahan secara jernih.
G. Menanamkan
Budaya Organisasi Melalui Sosialisasi
Salah satu tujuan sosialisasi adalah
memperkenalkan nilai-nilai budaya organisasi secara total sehingga diharapkan
karyawan akan berperilaku sesuai dengan budaya organisasi. Proses sosialisasi
budaya membutuhkan waktu lama di samping juga memerlukan perhatian serius.
Program sosialisasi pada akhirnya diharapkan mampu memberikan gambaran yang
tepat kepada karyawan tentang lingkungan pekerjaan dan budaya organisasi
tempatnya bekerja.
Untuk menciptakan proses sosialisasi yang benar, diperlukan keterlibatan karyawan, organisasi itu sendiri, dan pemimpin yang dapat memberikan dukungan serta melakukan koordinasi yang tepat selama proses sosialisasi
Secara
fakta proses sosialisasi terhadap budaya organisasi ini bukan proses yang tidak
begitu mudah dilakukan, begitu banyak anggota baru memiliki kesulitan dan
bersosialisasi dengan budaya organisasi. Feldman sebagaimana dikutip oleh
Kreitner & Kinicki (2003, 97-100) menjelaskan terdapat tiga tahapan dalam
proses sosialisasi yang meliputi:
1. Sosialisasi antisipasi
(Anticipatory Socialization) yaitu suatu tahapan yang dimulai dengan seorang
individu bergabung dengan organisasi. Proses ini disebut juga proses
pembelajaran yang dilakukan sebelum bergabung dengan organisasi. Dalam tahapan
ini ini seorang pegawai baru berusaha mencari informasi tentang seluk beluk
organisasi yang akan dimasuki dan berandai-andai dengan lingkungan barunya.
2. Tahapan kedua dari proses
sosialisasi adalah tahapan pertemuan
(encounter), merupakan tahapan yang dimulai saat kontrak pekerjaan
ditandatangani. Tahapan ini dinamakan tahap pertemuan karena individu mulai
bertemu dengan nilai-nilai, keterampilan dan tingkah laku baru yang harus
disesuikan dengan perilaku organisasi. Miller
(2003, 141) mengutarakan sebagai counter experience as one of change,
contrast dan surprise and argues that the new comer must work to make sense of
the new organizational culture. Tahapan yang kedua ini menimbulkan situasi yang
sulit bagi pegawai baru yang cukup meresahkan karena pegawai baru harus
beradaptasi dengan lingkungan organisasi, pekerjaan, pegawai senior maupun
pihak manajemen. Miller (2003,141) mengutarakan the new comer relies on
predispotitions, past experience and the interpretations of other.
3.
Tahapan yang terakhir adalah tahapan perubahan dan pemahaman bertambah.
(Acquisition). Dalam tahapan ini individu mulai menguasai ketrampilan, peran
dan menyesuaikan diri dengan nilai dan norma kelompok. Dengan bahasa yang
berbeda Jablin dalam Miller (2003, 142) menggunakan istilah metamorphosis yang
mana tahapan ini membawa pegawai baru dapat diterima oleh karyawan senior
sebagai bagian dari organisasi. Pegawai baru mulai dapat bekerja secara
maksimal dan tingkat stress mulai menurun bila dibandingkan dengan tahapan
encounter. Seorang pegawai baru bertindak sebagai anggota organisasi dan
posisinya sudah mulai diperhitungkan oleh pegawai yang lebih senior.
H. Pengembangan
Organisasi
Pengembangan organisasi/ Organization Development
(OD) adalah sekumpulan intervensi perubahan terencana yang dikembangkan
berdasarkan nilai-nilai humanistis-demokratis, dengan tujuan meningkatkan
efektivitas organisasi dan kesejahteraan karyawan. Nilai-nilai yang mendasari
pengembangan organisasi adalah:
a. Penghormatan
terhadap manusia. Manusia seharusnya diperlakukan sesuai dengan martabat dan
penghormatan, karena sebagai makhluk yang sadar, bertanggung jawab, dan
memiliki kepedulian.
b. Kepercayaan dan
dukungan. Organisasi yang sehat dan efektif ditandai dengan adanya kepercayaan,
kebenaran, keterbukaan dan suasana yang mendukung
c. Penyeimbang
kekuasaan. Organisasi yang efektif tidak akan memberikan tekanan yang terlalu
besar pada wewenang dan kendali yang bersifat hierarkis.
d. Konfrontasi.
Organisasi yang efektif tidak menyembunyikan masalah, tetapi
dikonfrontasi secara terbuka
e. Partisipasi.
Para anggota organisasi terkena dampak perubahan, dilibatkan dalam proses
pengambilan keputusan yang berkaitan dengan perubahan tersebut, agar mereka
semakin komitmen untuk menerapkan berbagai keputusan.
Pengertian lain dari OD berurusan dengan membantu para
manajer untuk merencanakan perubahan dalam mengatur dan mengelola karyawan yang
akan mengembangkan komitmen, koordinasi, dan kompetensi yang diperlukan. Tujuan
utamanya adalah untuk meningkatkan efektivitas dan kesejahteraan
anggota-anggota organisasi melalui intervensi yang direncanakan dalam proses
tenaga kerja, struktur dan sistem organisasi, menggunakan pengetahuan dari ilmu
perilaku serta metode intervensinya. Secara singkat OD adalah sekelompok teknik
atau intervensi yang digunakan untuk menerapkan perubahan dalam organisasi.
OD memungkinkan organisasi untuk meningkatkan efektivitas
dan kemampuan beradaptasi dengan kondisi serta tuntutan lingkungan yang selalu
berubah. OD dapat dikatakan sebagai instrumen ilmiah untuk mewujudkan perubahan
dalam organisasi. OD merupakan pendekatan yang terprogram dan sistematik dalam
mewujudkan perubahan dalam organisasi. sasaran utama OD adalah:
-
Peningkatan
efektivitas organisasi sebagai suatu sistem terbuka
-
Mengembangkan
potensi para anggota organisasi menjadi kemampuan operasional yang nyata.
-
Intervensi
dilakukan melalui kerjasama antara pihak manajemen dengan para anggota
organisasi, untuk menemukan cara-cara terbaik dalam mencapai tujuan individu
dan tujuan organisasi secara keseluruhan
DAFTAR PUSTAKA
